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PRESENTACION A LA SUPERSOCIEDADES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y LAS PRACTICAS EMPRESARIALES

Mediante Circular 200-000006 de Noviembre 14 de 2012, la Supersociedades dio a conocer el instructivo para el envío de los Estados Financieros 2012.

 

Resumen: 

1.    Los formularios se diligencian en miles de pesos.

 

2.    Debe diligenciarse en la nueva versión de SIREM que estará disponible a partir del 1 de febrero del 2013, en la página de la Supersociedades.

 

3.    Se tiene en cuenta los dos últimos dígitos del nit para los vencimientos.

 

4.    Plazos de entrega: Abril 1 a 26 de Abril de 2013.

 

5.    Reporte de Prácticas Empresariales: Vencimiento: Mayo 6 a Junio 4 de 2013.

 

6.    No se aceptan correcciones posteriores ni en la información financiera ni el reporte de prácticas empresariales.

 

7.    Documentos adicionales: Para dar totalmente por recibidos los estados financieros, es necesario enviar con firma digital, a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co, máximo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT, así:

 

Sociedades Vigiladas y Controladas:

a) Certificación de los Estados Financieros firmados digitalmente por el representante legal y el contador, suscritos adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina,

b) El informe de gestión, firmado digitalmente, el cual debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.

c) El dictamen del Revisor Fiscal, firmado digitalmente.

d) Las Notas a los Estados Financieros son parte integral de los mismos. Deben enviar las notas por medio electrónico a través del portal empresarial, solamente archivos con extensión .doc o pdf (Sin firma digital).

 

Sociedades Inspeccionadas.

a) Certificación de los Estados Financierosen original y con las firmas autógrafas del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere.

b) Notas a los estados financieros son parte integral de los mismos. Este documento podrá ser remitido por medio físico.

Los documentos remitidos por medio físico deben venir debidamente numerados o foliados, totalizando el número de hojas en la primera página; no deben venir grapados, argollados, ni empastados, para facilitar el proceso de escaneo de los mismos.

Es importante aclarar que para recibir los documentos adicionales, se debe referenciar en el documento remisorio el número de radicación que se genera cuando se envían satisfactoriamente los estados financieros vía web, es decir, cuando esta Entidad ha recibido el archivo con extensión STR. Sin este número de radicación no se recibirán los documentos adicionales.

El informe de gestión, el dictamen del revisor fiscal si lo hubiere podrán ser requeridos por esta Entidad para su revisión, en cualquier momento.

 

8.    La Superintendencia de Sociedades entregará sin costo alguno el mecanismo de certificado digital de firma para el representante legal, el contador y el revisor fiscal, de las sociedades comerciales vigiladas, estas deberán remitir la información a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co, siguiendo el procedimiento que se describe en la capacitación virtual de la sección software para el diligenciamiento, sub sección capacitaciones virtuales.

 

9.    La responsabilidad del diligenciamiento, del contenido del informe de prácticas empresariales (Informe 31 en el aplicativo STORM), y de la veracidad de la información, recae en los administradores de la sociedad, quienes tienen el conocimiento directo de la información solicitada, teniendo en cuenta los deberes establecidos en los arts.23-24y43 de la Ley 222/95.

 

10.  El informe de prácticas empresariales estará disponible en el aplicativo STORM, a partir del 1° de Marzo de 2013 y no requiere la presentación de documentos adicionales, no debe ser firmado digitalmente, ni requiere el envío de un oficio indicando el cumplimiento.

 

11.  Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables.

 

12.  La presentación de los Estados Financieros desconociendo la obligación de diligenciar el respectivo informe 01, informe 07, informe 16, en miles de pesos, podrá dar lugar a las sanciones, hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales.

 

13.  La Superintendencia de Sociedades en su portal, tiene disponible la sección Servicios Electrónicos, para recuperación o cambio de contraseña, descargar el certificado digital, enviar la información, consultar y descargar archivos anteriores presentados. Igualmente dentro de su sección Software para el diligenciamiento, sub-sección CAPACITACIONES VIRTUALES, se encuentran varios videos que muestran paso a paso los diferentes procedimientos de envío de la información. Para las prácticas empresariales, la Supersociedades programa a través del portal, las capacitaciones correspondientes a nivel nacional, cuya inscripción deberá efectuarse a partir del 1 de Febrero de 2013, mediante el registro a través del portal web.

14.  Es importante advertir sobre la necesidad de actualizar la información básica de la empresa, cuando ésta sufra modificación. Para tal efecto, deberá remitir una solicitud escrita firmada por el representante legal, anexando copia del certificado de Cámara de Comercio en donde se evidencie el respectivo cambio o novedad.

15.  No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

16.  Los archivos con extensiones STR, XML y XLS que se generan a partir del aplicativo STORM, no deben cambiarse ni en estructura ni en nombre, así como no cambiar la ubicación de los mismos en el disco local. Los nombres de los archivos los genera de manera automática el aplicativo y el informe que se esté diligenciando.

17.  Quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, incurren en delito sancionado con prisión de uno a seis años. (Artículo 43 Ley 222 de 1995).

18.  Es de Recodar que la Superintendencia está solicitando estados financieros certificados y dictaminados con el alcance de lo dispuesto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 y en ningún momento estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoría. Por vía de excepción, en el evento de existir alguna modificación a los estados financieros de fin de ejercicio ya remitidos, frente a los considerados y aprobados por el Máximo Órgano Social, será necesario su reenvío, previa solicitud de autorización para retransmitir. Dicha solicitud deberá ser justificada, indicando expresamente cada una de las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, el contador y el revisor fiscal.

19.  La atención al público para la radicación de documentos, consultas sobre el diligenciamiento, y generación o envío del archivo resultado, será de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a. m. a 5.00 p. m.

20.  La utilización de los medios electrónicos en el portal Empresarial www.supersociedades.gov.co está disponible las veinticuatro (24) horas del día. Además, estarán dispuestos los siguientes mecanismos de soporte: Correo electrónico  Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla ;  Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades; Atención telefónica en el número Cali: 6880404.